Yhdistyksen dokumentoinnit pilveen
Olen toiminut erilaisissa yhdistyksissä sihteerinä ja/tai tiedottajana vuosia. Ennen pilvipalveluja, materiaalien tallennus tapahtui omalle koneelle tai ehkä ensin vain paperille. Kokouspöytäkirjoja saattoi olla monen eri henkilön tietokoneella, kommunikointi tapahtui oman sähköpostin kautta jne. Tätä tapahtuu vieläkin, joten ajattelin vinkata miten yhdistyksen kannattaisi hyödyntää Googlen ohjelmia yhdistystoiminnassa.
Kun kaikki dokumentointi hoidetaan yhdistyksen omalla Google tilillä, dokumenttien sijainnit ja hallinnointi on systemaattista.
Google -tili
Aika moni on käyttänyt Googlen palveluja ehkä tietämättään. Jos sinulla on sähköposti muotoa xxxx@gmail.com, omistat Google -tilin. Google Workspace on Google -tilin maksullinen versio.
Google Workspace paketissa on yrityksille ja yhdistykselle tarkoitettuja lisäpalveluita, kuten sähköpostiosoitteet omalla verkkotunnuksella (@yhdistyksennimi.fi), vähintään 30 Gt tallennustilaa tiedostoille ja sähköpostille sekä 24/7 toimiva puhelin- ja sähköpostituki.
Jokainen yhdistys määrittelee luonnollisesti itse millaiset kalenterit he ottavat käyttöönsä.
Google Drive on käytännössä ”resurssienhallinta” pilvessä. Sinne voi tallentaa kuvia, tiedostoja, yhdistyksen logon jne. Kun alusta asti tiedostot tallennetaan järkevästi toimintavuosittain, tulevan puheenjohtajan ja sihteerin on helppo jatkaa siitä, mihin edellinen on jäänyt.
Kun kokouspöytäkirjat tallennetaan Driveen, on luonnollista, että ne kirjoitetaan Googlen Dokumentit -työkalulla. Käyttäjä ei tarvitse omalle koneelleen muuta ohjelmaa kuin nettiselaimen.
Korona pandemia toi etäpalaverit tutuiksi ja yleisesti niitä kutsutaan Teams palavereiksi. Teams on Microsoftin työkalu etäpalavereihin, Googlen vastaava on Meet.
Ainoastaan palaveriin kutsujalla (puheenjohtaja tai sihteeri) on oltava Googlen tili, muut voivat osallistua omalla koneellaan, ilman että tarvitsee asentaa mitään.
Google sites on yksinkertainen ja helppo kotisivualusta. Kotisivun saa omalla www-osoitteella, kun käyttää Google Workspace palvelua (ilmainen Googlen tili ei käy).
Esimerkkisivusto yhdistyksen Google Sites kotisivusta www.kuusamonyrittajanaiset.fi
Kotisivuille voidaan hakea muita Googlen palveluja
Kotisivujen ylläpito samoilla tunnuksilla suomenkielisellä ylläpitonäkymällä.
Tarvitset hieman apua palveluntarjoajaltasi, jotta saat sivut näkymään omalla www-osoitteellasi, mutta tämän jälkeen voit hoitaa kaiken itse.
Yhdistyksien tärkeimpiä asioita ovat jäsentapahtumat tms. Tapahtumakuvat voidaan tallentaa Google kuviin oma albumi/tapahtuma. Kuvakansiot voivat olla julkisia tai suljettuja.
Kuvat on helppo jakaa linkillä tai lisätä kotisivuille.
MUISTA! Jos jaat kuvia julkisesti nähtäväksi, tarkista, että se on ok kuvissa esiintyville.
Google ja Youtube ovat ”kavereita” joten voit kirjautua Googlen tunnuksilla myös Youtubeen.
Luo Youtubeen oma kanavasi ja lataa videot talteen. Tarvittaessa niitä on helppo jakaa kotisivuille tai laittaa linkkinä jäsenkirjeeseen.
Cookie | Tyyppi | Kesto | Kuvaus |
---|---|---|---|
_fbp | 3 months | This cookie is set by Facebook to display advertisements when either on Facebook or on a digital platform powered by Facebook advertising, after visiting the website. | |
_ga | 2 years | Google Analyticsin asentama _ga-eväste laskee vierailija-, istunto- ja kampanjatiedot ja myös seuraa sivuston käyttöä sivuston analytiikkaraporttia varten. Eväste tallentaa tiedot anonyymisti ja määrittää satunnaisesti luodut numerot yksilöllisten vierailijoiden tunnistamiseksi. | |
_ga_* | 1 year 1 month 4 days | Google Analytics sets this cookie to store and count page views. | |
_ga_CKF77S7YYG | 2 years | Tämän evästeen on asentanut Google Analytics. | |
_gcl_au | 3 months | Google Tag Manager sets the cookie to experiment advertisement efficiency of websites using their services. | |
_gid | 1 day | Google Analyticsin asentama _gid-eväste tallentaa tietoja siitä, kuinka vierailijat käyttävät verkkosivustoa, ja luo samalla analytiikkaraportin verkkosivuston tehokkuudesta. Jotkut kerätyistä tiedoista sisältävät vierailijoiden määrän, niiden lähteen ja sivut, joilla he vierailevat nimettömänä. | |
_hjSession_* | 1 hour | Hotjar sets this cookie to ensure data from subsequent visits to the same site is attributed to the same user ID, which persists in the Hotjar User ID, which is unique to that site. | |
_hjSessionUser_* | 1 year | Hotjar sets this cookie to ensure data from subsequent visits to the same site is attributed to the same user ID, which persists in the Hotjar User ID, which is unique to that site. | |
_hjTLDTest | session | To determine the most generic cookie path that has to be used instead of the page hostname, Hotjar sets the _hjTLDTest cookie to store different URL substring alternatives until it fails. | |
_pin_unauth | 1 year | Pinterest set this cookie to group actions for users who cannot be identified. | |
_wpfuuid | 1 year 1 month 4 days | This cookie is used by the WPForms WordPress plugin. The cookie is used to allows the paid version of the plugin to connect entries by the same user and is used for some additional features like the Form Abandonment addon. | |
ar_debug | 1 year | Description is currently not available. | |
CONSENT | 2 years | YouTube sets this cookie via embedded YouTube videos and registers anonymous statistical data. | |
cookielawinfo checkbox analytics | 0 | 11 months | GDPR Cookie Consent -laajennus. Evästettä käytetään käyttäjän suostumuksen tallentamiseen kategoriaan "Analytics" oleville evästeille. |
cookielawinfo checkbox Muu | 0 | 11 months | GDPR Cookie Consent -laajennus. Evästettä käytetään tallentamaan käyttäjän suostumus evästeiden käyttöön kategoriassa "Muu. |
cookielawinfo checkbox Suorituskyky | 0 | 11 months | GDPR Cookie Consent -laajennus. Evästettä käytetään tallentamaan käyttäjän suostumus luokkaan "Suorituskyky" oleville evästeille. |
cookielawinfo checkbox tarpeellinen | 0 | 11 months | GDPR Cookie Consent -laajennus. Evästeitä käytetään tallentamaan käyttäjän suostumus evästeiden luokkaan "Tarpeellinen". |
cookielawinfo checkbox toiminta | 0 | 11 months | GDPR-evästeen suostumuksella tallentamaan käyttäjän suostumus evästeille kategoriaan "Toiminta". |
cookielawinfo-checkbox-analyyttiset-evasteet | 1 year | No description | |
cookielawinfo-checkbox-mainonta | 1 year | Set by the GDPR Cookie Consent plugin to store the user consent for cookies in the category "Advertising". | |
cookielawinfo-checkbox-muut | 1 year | No description | |
cookielawinfo-checkbox-suorituskykyevasteet | 1 year | No description | |
cookielawinfo-checkbox-toiminnalliset-evasteet | 1 year | No description | |
cookielawinfo-checkbox-valttamattomat | 1 year | No description | |
CookieLawInfoConsent | 1 year | CookieYes sets this cookie to record the default button state of the corresponding category and the status of CCPA. It works only in coordination with the primary cookie. | |
fr | 3 months | Facebook sets this cookie to show relevant advertisements to users by tracking user behaviour across the web, on sites that have Facebook pixel or Facebook social plugin. | |
Gtag | 1 minute | Googlen asettama käyttäjien erottamiseen. | |
is_eu | session | No description available. | |
leadoo_session | 12 hours | No description available. | |
PHPSESSID | session | This cookie is native to PHP applications. The cookie stores and identifies a user's unique session ID to manage user sessions on the website. The cookie is a session cookie and will be deleted when all the browser windows are closed. | |
sessionid | session | Description is currently not available. | |
test_cookie | 15 minutes | doubleclick.net sets this cookie to determine if the user's browser supports cookies. | |
viewed_cookie_policy | 0 | 11 months | GDPR Cookie Consent:n laajennus ja sitä käytetään tallentamaan, onko käyttäjä suostunut evästeiden käyttöön vai ei. Ei tallenna henkilötietoja. |
VISITOR_INFO1_LIVE | 5 months 27 days | YouTube sets this cookie to measure bandwidth, determining whether the user gets the new or old player interface. | |
VISITOR_PRIVACY_METADATA | 5 months 27 days | Description is currently not available. | |
XSRF-TOKEN | 12 tuntia | Evästeen asettaa Wix-verkkosivuston rakennusalusta Wixin verkkosivustolla. Evästettä käytetään turvallisuustarkoituksiin. | |
YSC | session | Youtube sets this cookie to track the views of embedded videos on Youtube pages. | |
yt-remote-connected-devices | never | YouTube sets this cookie to store the user's video preferences using embedded YouTube videos. | |
yt-remote-device-id | never | YouTube sets this cookie to store the user's video preferences using embedded YouTube videos. | |
yt.innertube::nextId | never | YouTube sets this cookie to register a unique ID to store data on what videos from YouTube the user has seen. | |
yt.innertube::requests | never | YouTube sets this cookie to register a unique ID to store data on what videos from YouTube the user has seen. |
Cookie | Tyyppi | Kesto | Kuvaus |
---|---|---|---|
_fbp | 3 months | This cookie is set by Facebook to display advertisements when either on Facebook or on a digital platform powered by Facebook advertising, after visiting the website. | |
_ga | 2 years | Google Analyticsin asentama _ga-eväste laskee vierailija-, istunto- ja kampanjatiedot ja myös seuraa sivuston käyttöä sivuston analytiikkaraporttia varten. Eväste tallentaa tiedot anonyymisti ja määrittää satunnaisesti luodut numerot yksilöllisten vierailijoiden tunnistamiseksi. | |
_ga_* | 1 year 1 month 4 days | Google Analytics sets this cookie to store and count page views. | |
_ga_CKF77S7YYG | 2 years | Tämän evästeen on asentanut Google Analytics. | |
_gcl_au | 3 months | Google Tag Manager sets the cookie to experiment advertisement efficiency of websites using their services. | |
_gid | 1 day | Google Analyticsin asentama _gid-eväste tallentaa tietoja siitä, kuinka vierailijat käyttävät verkkosivustoa, ja luo samalla analytiikkaraportin verkkosivuston tehokkuudesta. Jotkut kerätyistä tiedoista sisältävät vierailijoiden määrän, niiden lähteen ja sivut, joilla he vierailevat nimettömänä. | |
_hjSession_* | 1 hour | Hotjar sets this cookie to ensure data from subsequent visits to the same site is attributed to the same user ID, which persists in the Hotjar User ID, which is unique to that site. | |
_hjSessionUser_* | 1 year | Hotjar sets this cookie to ensure data from subsequent visits to the same site is attributed to the same user ID, which persists in the Hotjar User ID, which is unique to that site. | |
_hjTLDTest | session | To determine the most generic cookie path that has to be used instead of the page hostname, Hotjar sets the _hjTLDTest cookie to store different URL substring alternatives until it fails. | |
_pin_unauth | 1 year | Pinterest set this cookie to group actions for users who cannot be identified. | |
_wpfuuid | 1 year 1 month 4 days | This cookie is used by the WPForms WordPress plugin. The cookie is used to allows the paid version of the plugin to connect entries by the same user and is used for some additional features like the Form Abandonment addon. | |
ar_debug | 1 year | Description is currently not available. | |
CONSENT | 2 years | YouTube sets this cookie via embedded YouTube videos and registers anonymous statistical data. | |
cookielawinfo checkbox analytics | 0 | 11 months | GDPR Cookie Consent -laajennus. Evästettä käytetään käyttäjän suostumuksen tallentamiseen kategoriaan "Analytics" oleville evästeille. |
cookielawinfo checkbox Muu | 0 | 11 months | GDPR Cookie Consent -laajennus. Evästettä käytetään tallentamaan käyttäjän suostumus evästeiden käyttöön kategoriassa "Muu. |
cookielawinfo checkbox Suorituskyky | 0 | 11 months | GDPR Cookie Consent -laajennus. Evästettä käytetään tallentamaan käyttäjän suostumus luokkaan "Suorituskyky" oleville evästeille. |
cookielawinfo checkbox tarpeellinen | 0 | 11 months | GDPR Cookie Consent -laajennus. Evästeitä käytetään tallentamaan käyttäjän suostumus evästeiden luokkaan "Tarpeellinen". |
cookielawinfo checkbox toiminta | 0 | 11 months | GDPR-evästeen suostumuksella tallentamaan käyttäjän suostumus evästeille kategoriaan "Toiminta". |
cookielawinfo-checkbox-analyyttiset-evasteet | 1 year | No description | |
cookielawinfo-checkbox-mainonta | 1 year | Set by the GDPR Cookie Consent plugin to store the user consent for cookies in the category "Advertising". | |
cookielawinfo-checkbox-muut | 1 year | No description | |
cookielawinfo-checkbox-suorituskykyevasteet | 1 year | No description | |
cookielawinfo-checkbox-toiminnalliset-evasteet | 1 year | No description | |
cookielawinfo-checkbox-valttamattomat | 1 year | No description | |
CookieLawInfoConsent | 1 year | CookieYes sets this cookie to record the default button state of the corresponding category and the status of CCPA. It works only in coordination with the primary cookie. | |
fr | 3 months | Facebook sets this cookie to show relevant advertisements to users by tracking user behaviour across the web, on sites that have Facebook pixel or Facebook social plugin. | |
Gtag | 1 minute | Googlen asettama käyttäjien erottamiseen. | |
is_eu | session | No description available. | |
leadoo_session | 12 hours | No description available. | |
PHPSESSID | session | This cookie is native to PHP applications. The cookie stores and identifies a user's unique session ID to manage user sessions on the website. The cookie is a session cookie and will be deleted when all the browser windows are closed. | |
sessionid | session | Description is currently not available. | |
test_cookie | 15 minutes | doubleclick.net sets this cookie to determine if the user's browser supports cookies. | |
viewed_cookie_policy | 0 | 11 months | GDPR Cookie Consent:n laajennus ja sitä käytetään tallentamaan, onko käyttäjä suostunut evästeiden käyttöön vai ei. Ei tallenna henkilötietoja. |
VISITOR_INFO1_LIVE | 5 months 27 days | YouTube sets this cookie to measure bandwidth, determining whether the user gets the new or old player interface. | |
VISITOR_PRIVACY_METADATA | 5 months 27 days | Description is currently not available. | |
XSRF-TOKEN | 12 tuntia | Evästeen asettaa Wix-verkkosivuston rakennusalusta Wixin verkkosivustolla. Evästettä käytetään turvallisuustarkoituksiin. | |
YSC | session | Youtube sets this cookie to track the views of embedded videos on Youtube pages. | |
yt-remote-connected-devices | never | YouTube sets this cookie to store the user's video preferences using embedded YouTube videos. | |
yt-remote-device-id | never | YouTube sets this cookie to store the user's video preferences using embedded YouTube videos. | |
yt.innertube::nextId | never | YouTube sets this cookie to register a unique ID to store data on what videos from YouTube the user has seen. | |
yt.innertube::requests | never | YouTube sets this cookie to register a unique ID to store data on what videos from YouTube the user has seen. |